EL EVENTO
Podemos
definir como evento a cualquier tipo de actividad la cual se realiza con una
finalidad determinada de la que se requiere los cuatro principios de la administración
que son:
· Planeación
· Dirección
· Organización
· Control
Los
eventos se pueden realizar de forma pública o privada dependiendo del tipo de
evento que se quiera realizar; y dependiendo de la misma puede tener una
magnitud guiada hacia un micro-evento o macro-eventos. Para poder llevarse a cabo un evento se deben tener en cuenta tres etapas, estas etapas son:
· El PRE-EVENTO: se enfoca
en la planeación y organización.
· El EVENTO: formada por la ejecución,
dirección y control.
· El POST-EVENTO: definida
como la valoración del evento.
EL PRE-EVENTO
Se basa
principalmente en la planeación y la organización del evento, es decir lo que
se va a hacer y que se realice una forma
una ordenada, y que todo ese rigiendo según lo establecido. El pre-evento está
formado por doce fases o parámetros; estos son:
1.Definición del evento es
decir lo que se va hacer o realizar.
2.Definir
el objetivo, cuales son las metas u propósitos que se tienen con el evento.
3.Organización
de comités es decir la definición de cada uno de los departamentos de trabajo y
las personas que conforman la misma. Generalmente los comités que se conforman
son los de logística, financiero, tecnológico, relaciones y relaciones públicas que son los de mayor
relevancia.
4.Seleccionar
la fecha en la que se quiere realizar el evento, hay que tener en cuenta que la
selección de la fecha es una de las primeras “cosas” en hacer y la misma se debe realizar con anticipación.
5.Determinar
el número de participantes (organizadores, invitados y colaboradores) que asistirán
al evento, de los mismos se tiene que confirmar su asistencia definitiva con
anterioridad.
6.Selección
del lugar donde se va a realizar el
evento, teniendo en cuenta el evento que se quiera hacer y al mismo tiempo el
presupuesto que se tenga para llevar a cabo mismo.
7.Elaboración
del cronograma de actividades, este se realiza en el pre-evento y no debe
confundirse con el programa de actividades que se realiza en el evento.
8.Estimación
de recursos (financiero, humano, tecnológico, otros recursos).
9.Elaboración
de presupuesto, la cantidad económica que se pretende gastar en el evento en
general.
10.
Promoción
del evento, conocida como la propia publicidad.
11.
Selección
de capacitación del personal.
112.Como
última fase pero no menos importante tenemos la adquisición de los materiales u
herramientas que se necesiten para el evento.
EL EVENTO
El evento es la ejecución de todo lo planeado y
organizado durante el pre-evento, esta hace énfasis en la ejecución, dirección y
control, al igual que en el pre-evento en el evento se tienen en cuenta unos
pasos que son:
2. Registro de participantes,
de esta forma se obtiene un registro mediante la firma para hacer constancia de
la asistencia al evento.
3. Acto de inauguración por
el cual se le da un comienzo al evento.
4. Coctel de bienvenida, dándole
una atención propia de la bienvenida o recibimiento.
5. Programa de actividades, son
el conjunto de acto que se desarrollaran durante el evento.
6. Clausura del evento, actividad especial con la
cual se culmina el evento.
7. Culminación y cierre del
evento, que como su nombre lo dice el final del evento como tal.
EL POST-EVENTO
El post-evento se puede definir como la valoración del evento
que generalmente se realiza antes de la culminación del mismo, ya que requiere
la opinión de los asistentes al evento, en el post-evento se valora los
aciertos y fallas que tuvo el evento.
Además se debe tener en cuenta que en el evento se realiza la recopilación
de información, más conocidas como evidencias o memorias que nos sirven como
sustento o guía para la realización de un próximo evento.
En conclusión se puede decir que un evento es cualquier tipo
de actividad realizada con fines específicos, de la cual se tienen que seguir
ciertas fases para que todo resulte de manera eficiente, estas fases están divididas
en tres que son el pre-evento, el evento y el post-evento, cada una con
necesidades diferentes pero que son importantes ya que todas se llevan de la
mano para tener un buen resultado.
